Adım Adım AGH

Plaza De La Merced, Malaga
"Where we start"

(Kısa Prezi sunumu için BURAYA tıklayın) 
AGH/EVS sürecinde genel olarak şu şekilde bir sıralama düşünebiliriz:

1.Gönderen kuruluş bulmak

2.Motivasyon mektubu yazmak

3.Ev sahibi kuruluş bulmak

4.Kuruluşların iletişime geçmesi ve proje başvurusunun ulusal ajansa yapılması

5.Vize işlemlerini yapmak

6.EVS/AGH eğitimlerine katılmak

1.GÖNDEREN KURULUŞ BULMAK

    İlk olarak kendinize gönderen kuruluş (sending organization) bulmanızı öneririm. Bu kısım işin en kolay kısmıdır. Evsdatabase sayfasını tıklayın ve sol alttaki 'Organisation country' kısmından Türkiye'yi işaretleyin ve hemen altındaki 'Organisation town/city' sekmesine yaşadığınız şehri yazın. Sayfada yazdığınız şehirde bulunan kuruluşlar belirecektir ve bu kuruluşlardan 'Sending' yazanlar sizi gönderebilirler (Sending yanında Coordinating, receiving de yazabilir, önemli olan sending yazısının bulunması). Kuruluşların sayfasından iletişim bilgilerini alın ve irtibat kurun, hatta yüz yüze görüşürseniz sizin için daha faydalı olacaktır. EVS için başvuru yapacağınızı belirtin ve sizin gönderen kuruluşunuz olup olmayı kabul edip etmeyeceklerini sorun. Muhtemelen olumlu cevap alırsınız. 

    Ayrıca gönderen kuruluş seçerken daha önce giden gönüllülerle görüşüp kuruluşun nasıl çalıştığı hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Çünkü gönderen kuruluşta çalışanların sizi umursamaması, evrakları geç göndermesi, süreci bilmemesi gibi durumlar çok sıkıntı yaratır. )

Plaza De La Constitucion, Malaga

 2.MOTİVASYON MEKTUBU 

YAZMAK

    Şimdi işin en önemli kısmına geldiniz.  motivasyon mektubu nasıl yazılır? bölümünde detaylı olarak ne yzamanız ve ne yazmamanız gerektiğine bakabilirsiniz. EVS/AGH için motivasyon mektubu yazıp yollarken gönderen kuruluşunuzu da mektubunuzun sonuna ekleyebilirsiniz (şahsen ben gönderen kuruluşumun evsdatabase referans numarasını ve mailini yazmıştım)

3.EV SAHİBİ KURULUŞ BULMAK

Bu aşamada iki seçenek bulunmaktadır;

İlk olarak: EVS database, facebook ilanları ya da youthnetwork gibi kaynaklardan AGH projesi düzeleyen kuruluş bulmaktır.

     Kişisel olarak farklı kaynaklardan AGH projelerine ulaşarak ev sahibi kuruluşa kendiniz başvuru yaparsınız ve genel olarak ev sahibi kuruluşlar bu yolu tercih etmektedir.

Antigua Casa de Guardia

HER KURULUŞUN KENDİNE ÖZEL MAİL ADRESİ BULUNMAKTADIR VE BAŞVURULARINIZI BU ADRESE YAPMANIZ GEREKMEKTEDİR.  Bu aşamada yazdığınız motivasyon mektubunuzu çeşitli projelere göndermeniz ve cevap beklemeniz gerekir. Eğer mülakata kalırsanız size mail yolu ile tarih ve saat bilgisi verilir, sonrasında mülakattan olumlu sonuç alırsanız genellikle mülakattan sonraki bir hafta içerisinde kabul edildiğiniz bildirilir. Genel olarak süreç İngilizce olmakla birlikte bazen kuruluşlarla kendi dillerinde de yazışmalar yapılabiliyor.

İkinci olarak: Türkiye'deki gönderen kuruluşların yurt dışındaki ev sahibi kuruluş ortakları ile birlikte çalışıp,  Türkiye'den gönüllüleri kendi seçerek yollamalarıdır.

     Bu şekilde yurt dışındaki kurumlar motivasyon mektubu okumak ve gönüllü seçme süreci ile ilgilenmezler, Türkiye'deki ortak kuruluşlarına projeleri için gönüllü alacağını ve kendileri için seçim yapmalarını talep ederler. 

O' Donnell's , Malaga

    Türkiye'deki gönderen kuruluşlar yurt dışındaki partnerlerinin evs projelerini paylaşarak başvuru detaylarını belirtir, siz direk olarak Türkiye'deki gönderen kuruluşa başvuruda bulunursunuz.Türkiye'deki kuruluş başvurular arasından gönüllüyü seçerler ve işlemlere başlarlar. Bu süreç Türkçe olabilir hatta bazı kuruluşlar yabancı dil bilmeyen kişilerin de EVS tecrübesini yaşamalarını teşfik edebilir. Örneğin Türkiye'deki gönderen kuruluş ile Makedonya'daki ev sahibi kuruluşla ortak proje yapmıştı ve Türkiye'den yabancı dil bilmeyen ancak Türkiye'deki sivil toplum kuruluşunda aktif olarak çalışan iki arkadaşım bu şekilde Makedonya'ya gitmişti.

Malaga, Costa Del sol

        Bu aşamada belirtmem gereken bir olgu var: 1 Ekim, 1 Şubat ve 1 Mayıs tarihleri sizin başvuru tarihleriniz değildir. Bu tarihler kuruluşların kendi ulusal ajanslarına projeleri için son başvuru tarihleridir. Kuruluşlar kendilerince bir son başvuru tarihi belirler, ki bu tarihi de genel olarak bu tarihlerden 1-2 ay öncesine denk gelir. Örneğin ev sahibi kuruluş proje başvurusunu 1 mayısta yapacak ise, son başvuru tarihini 20 mart olarak belirleyebilir, 1 nisana kadar gelen motivasyon mektuplarını ve cvleri inceler, nisanın ilk  haftasında mülakatı yapar ve seçtiği gönüllünün evrak işlemlerini yapmak için gönderen kuruluş ile irtibata geçer. Ancak bazı kuruluşlar bu süreci çok önce yani 2 ay öncesinden bitirip gönüllülerini belirleyebilirler, bazıları ise son haftaya bırakabilir ve örneğin kuruluş proje başvurusunu 1 ekimde yapacak ise 27 ağustosta size bir mail atarak seçildiğinizi bildirip hemen gönderen kuruluşunuzla iletişime geçmek isteyebilir.

      Kuruluşların motivasyon mektubu ve cvlerin yollanması için verdikleri son başvuru tarihleri tamamen kuruluşun isteği doğrultusundadır ve ÜLKELER İÇİN GENEL BİR SON BAŞVURU TARİHİ VE BAŞVURU ADRESİ BULUNMAMAKTADIR.

           EVS ev sahibi kuruluş bulmak için detaylı bilgi için buraya tıklayınız. 
EVS için kuruluşlara başvuru tarihleri hakkında bilgi için BURAYA tıklayınız.

4.KURULUŞLARIN İLETİŞİME GEÇMESİ VE PROJE BAŞVURUSUNUN ULUSAL AJANSA YAPILMASI 

24 Aralık 2012/Nochebuena

    Bu aşamadan sonra sizin kabul aldığınızı gönderen kuruluşunuza bildirmeniz ve kuruluşlar arasında mail adreslerinin değişimini sağlamanız gerekmektedir. Sonrasında kuruluşlar kendi aralarında iletişime geçecekler ve evrak işlemlerini tamamlayacaklardır, bu evrak işlemleri arasında sizin payınıza bir kaç formu doldurmak ve yollamak düşecektir.

        Bu süreç sonrasında ev sahibi kuruluşun kendi ulusal ajansına proje başvurusunda bulunması gerekiyor (agh proje başvurusu Türk Ulusal Ajansına da yapılabilir ancak genel olarak gönüllü arayan ev sahibi kuruluşlar kendi projelerini yazarlar ve kendi ulusal ajanslarına başvururlar) Örneğin Polonya'daki bir kuruluşltan kabul aldınız, kuruluşunuz projenizin başvurusunu Polonya Ulusal Ajansı'na yapar. Proje başvurusu yapıldıktan sonra 1 buçuk-2 aylık bir bekleme dönemi sonrasında projenin kabul alıp almadığı (yani sizin projede çalışabilmeniz için ulusal ajanstan hibenin çıkıp çıkmadığı) belli olur. Bu süre ülkelere göre değişmektedir, örneğin Alman Ulusal Ajansı projelerin kabul alıp almadığını açıklamışken, Polonya Ulusal Ajansı henüz açıklamamış olabilir. Sizin projenizin başvurusu kabul edilmiş ise bir sonraki aşamaya geçilir.

5.VİZE İŞLEMLERİNİ YAPMAK

    İstenilen belgeler ülkelerin konsolosluklarına göre farklılıklar göstermektedir, başvuru yapmadan önce gideceğiniz ülkede evs yapan bir gönüllü bulup hangi evrakları istediklerini sorarsanız rahat edersiniz. Mümkünse yakın tarihte gitmiş birisi olsun çünkü konsolosluklar istedikleri zaman evraklarda değişiklik yapabiliyorlar.

Ev sahibi kuruluş size:
-Davet mektubu

-Eğer yapmışsanız aktivite anlaşması 


gönderir ve gönderen kuruluşunuzdan AXA sigorta belgeleri ve evs tanıtıcı yazısını alarak şahsi evraklarınızı (sabıka kaydı, ikametgah vs.) da tamamlayıp başvurunuzu yaparsınız.

Vize için başvururken gönderen kuruluşunuz bunun bir AB programı olduğunu tanıtan bir yazı verir ve başvuru sırasında bunu da götürmeniz gerekmektedir. Bu yazı ile sizden bankada ailenizin adına herhangi bir para-mal varlığı, garanti, kefil vs. istenmemesi gerekmektedir. Genel olarak ise konsolosluklar sizden sadece ailenizin geliri ve mal varlığına ilişkin belgeleri isterler, belli bir miktar bankada yatırım, üzerinize mal varlığı gibi şartlar aranmamaktadır. 

       Sadece vize işlemlerinin değil, vize için seyahatlerinizin-hatta kargo işlemlerinin de-geri ödemesi yapılmaktadır-hatta pasaportunuzu kargoya ve fiş-biletlerinizi saklamanız gerekmektedir.(uçak için fatura ve boarding pass, otobüsler için biletler ve faturalar, konsolosluğa ödediğiniz tutarı gösteren fiş..)

Vize için harcamalarınızın belgelerini toplu halde ev sahibi kuruluşunuza ibraz ettikten sonra ödediğiniz tutarı Euro olarak geri alırsınız.

Puerto De Malaga

6.EVS EĞİTİMLERİNE KATILMAK

    Seçildiğim zaman gitmeme çok az bir süre kala Ayrılış Öncesi Eğitimi(Pre Departure Training) adı altında Ankara'da bir eğitime katılmıştım. Ancak şu an bu eğitim verilmemekte, bunun yerine EVS için gerekli bilgileri gönderen kuruluşlar gönüllülere aktarıyorlar.

      EVS projeleri başladıktan kısa süre sonra da Varış Sonrası Eğitim (On Arrival Training) adı altında 3 günlük bir eğitime gidersiniz ve sizin gibi projelerine yeni başlayan gönüllüler ile tanışma fırsatınız olur (daha açık haliyle: ülke içinde seyehat ederken kalacak yer sıkıntınız olmaz) Bu eğitimin dili ya İngilizce ya da gittiğiniz ülkenin dilinde olur. Verilen bilgiler EVS süreci boyunca oldukça işinize yarayacak bilgilerdir, dikkatli dinlemenizi öneririm. Bu eğitime gidiş-dönüş biletleriniz ev sahibi kuruluşunuz tarafından proje masrafları kapsamında karşılanır. 

Periplo, Malaga
"This is the end"

    Projenizin ortalarına doğru da benzeri şekilde 3 günlük Mid-Term Evaluation eğitimine katılırsınız. Bu eğitimde  projenizin nasıl gittiğini değerlendirir, projede aksaklıkların olup olmadığı ve çözümü için neler yaptığınızı-yapabileceğinizi tartışma imkanı bulursunuz. Ayrıca evs beklentilerinizi ve deneyimlerinizi somut şekilde değerlendirmenizi de sağlar. 

EVS AGH yapan birisi olarak diğer blogtaki  diğer yazılarımı da okumanızı tavsiye ederim.